Doplňujúce informácie o ochrane osobných údajov pre zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízke osoby

  1. Pre koho sú tieto doplňujúce informácie určené?

Tento dokument upravuje doplňujúce informácie o ochrane údajov zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízkych osôb v Jaroslav Štrbek MOTOŠTRBEK, Považské Podhradie 415, 017 04 Považská Bystrica, IČO: 43 401 422, zapísaný v Živnostenskom registri vedenom Okresným úradom Považská Bystrica, Číslo živnostenského registra: 330-14517 (ďalej len „MOTOŠTRBEK“) a to najmä právny základ a účel spracúvania osobných údajov, rozsah osobných údajov a dobu ich uchovávania

  1. Aké osobné údaje sú spracúvané a na aký účel sú spracúvané?

 MOTOŠTRBEK spracúva osobné údaje zamestnancov a ich blízkych osôb na účel:

  1. plnenia zákonných povinností v oblasti sociálneho poistenia, zdravotného poistenia a daňových a účtovných povinností

v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje vyžadované zákonom, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko, titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat a platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o zamestnávateľoch, deň začiatku výkonu pracovnej činnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.

MOTOŠTRBEK ďalej spracúva osobné údaje zamestnancov na účel:

1. plnenia ďalších zákonných povinností v oblasti pracovnoprávnej a mzdovej

v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, údaje o bankovom účte fyzickej osoby, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko a dátum narodenia, rodné číslo, a vyživovaných deťoch v rozsahu meno, priezvisko, rodné číslo, údaje o čerpaní materskej a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, údaje týkajúce sa zrážok pre doplnkové dôchodkové poistenie, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie, údaje o zamestnávateľovi.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je Zákonník práce a iné súvisiace predpisy.

2. uzatvorenia pracovnej zmluvy, prípadne dohody podľa Zákonníka práce

v rozsahu: titul, meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, pracovná pozícia, miesto výkonu práce, zamestnávateľ.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je zmluva medzi MOTOŠTRBEK a zamestnancom.

3. plnenia zákonných povinností na úseku BOZP a PZS

v rozsahu: bežné osobné údaje a citlivé osobné údaje, a to meno a priezvisko zamestnanca, opis úrazu – čas, miesto zranenia, druh zranenia, zranená časť tela, podpis zraneného, meno, priezvisko a podpis svedka, meno, priezvisko a podpis zapisujúceho údaje zamestnávateľa.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.

4. dokumentácie v rámci ISO noriem a iných štandardných a legislatívnych opatrení

v rozsahu: titul, meno, priezvisko, podpis na prezenčných listinách, formulároch a iných dokumentoch používaných v rámci štandardizácie prevádzkovateľa.

Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem MOTOŠTRBEK z dôvodu zabezpečenia kvality a kontinuity výroby, bezpečnosti a ochrany majetku a údajov, ako aj vzdelávania a starostlivosti o zamestnancov.

5. zverejňovania a sprístupňovania identifikačných a kontaktných údajov zamestnancov

v rozsahu: titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce, telefónne číslo, emailová adresa, zamestnávateľ zverejňované na web stránke, v emailovej a inej pracovnej komunikácii, ako aj na niektorých pracovných dokumentoch (cenové ponuky, reklamácie a pod.).

Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem MOTOŠTRBEK podporený zákonnou možnosťou tohto konania v § 78 ods. ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov.

6. podobizeň vo forme fotografie zverejnenej na web stránke prevádzkovateľa

v rozsahu: podobizeň

Právnym základom spracúvania osobných údajov je dobrovoľný súhlas zamestnanca.

III.    Ako, kedy a od koho MOTOŠTRBEK osobné údaje získava?

MOTOŠTRBEK získava osobné údaje priamo od zamestnancov prostredníctvom:

  • osobného dotazníka vypĺňaného zamestnancom pri vstupe do zamestnania;
  • uzatváranej pracovnej zmluvy alebo dohody a počas ich plnenia.

1. Ako dlho uchováva MOTOŠTRBEK osobné údaje?

MOTOŠTRBEK uchováva spracúvané osobné údaje v jednotlivých prípadoch takto:

Mzdové listy                                                                                         50 rokov

Výplatné pásky                                                                                    10 rokov

Rodinné prídavky a materské príspevky                                            5 rokov

Prehlásenia k dani zo mzdy                                                               10 rokov

Zrážky zo mzdy                                                                                     5 rokov

Podklady k mzdám                                                                               5 rokov

Osobné spisy zamestnancov                                                            70 rokov (od narodenia zamestnanca)

Evidencia dochádzky                                                                           5 rokov

Evidencia dovoleniek                                                                           5 rokov

Popisy pracovných činností                                                              10 rokov

Dohody mimo pracovného pomeru                                                  10 rokov

Pracovné zmluvy                                                                                10 rokov

Dohody o hmotnej zodpovednosti                                                     5 rokov (po strate platnosti)

Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie                 20 rokov

Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny        20 rokov

Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika                                5 rokov

Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia                        5 rokov

Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie                                     5 rokov

BOZP, PZS                                                                                          10 rokov

ISO, GDPR a iná obdobná dokumentácia                                         5 rokov

Identifikačné a kontaktné údaje zamestnanca                                uplynutie účelu spracúvania

Fotografie                                                                                           po dobu trvania pracovného pomeru

 

Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.

 

2. Kde sú dostupné všeobecné zásady ochrany osobných údajov?

Všeobecné zásady ochrany osobných údajov spoločnosti MOTOŠTRBEK sú dostupné TU.